EPO-Trans

Punkt wyjścia: firma, która już mierzyła

EPO-Trans jest marką rozpoznawalną w polskiej branży transportowej. Firma zachowuje charakter rodzinny, choć jej flota liczy dziś 290 ciągników i 334 naczepy, a otwartość na nowe rozwiązania jest jej znakiem rozpoznawczym — dobrze widać to po rozbudowie taboru o pojazdy zasilane LNG, które docelowo mają stanowić 40 procent floty i obniżyć koszty operacyjne o 10 procent, wraz z budową własnej sieci stacji LNG.

Telematyka działała tu od lat. Nie chodziło więc o pierwszy krok, tylko o znalezienie miejsc, w których proces wciąż kosztuje więcej, niż powinien.

Cztery zidentyfikowane luki

Wspólna analiza procesów wskazała cztery obszary:

1. wymagania klientów dotyczące raportowania i terminowości dostaw,
2. planowanie przebiegów tras i kontrola realizacji założonej marszruty,
3. długi czas od rozładunku zlecenia do wystawienia faktury,
4. długi i uciążliwy proces ręcznej rejestracji zleceń od kluczowego kontrahenta.

Rozwiązanie: gotowe moduły i jedna integracja szyta na miarę

Trzy pierwsze obszary zamknęły gotowe moduły. Kierowcy otrzymali terminale mobilne umożliwiające dwukierunkową komunikację z dyspozytorem, robienie zdjęć dokumentów CMR oraz odbiór trasy wyznaczonej przez dyspozytora wraz ze wszystkimi detalami zlecenia. Planowanie tras oparto na tunelowaniu, czyli wyznaczaniu korytarza przejazdu przesyłanego wprost na terminal.

Czwarty obszar wymagał pracy indywidualnej. Zamówienia od dużego producenta z branży AGD obsługiwała dotąd zewnętrzna platforma logistyczna, co generowało istotny koszt pośrednictwa. Zdecydowano się na bezpośrednią integrację z systemami kontrahenta, automatyzującą import zamówień. Przy okazji zbudowano raportowanie w czasie rzeczywistym: pozycję GPS, awizację, potwierdzanie rozładunków i ETA do punktów strategicznych. Korzystają z niego obie strony kontraktu — załadowca dostaje dane potrzebne w swoich procesach, przewoźnik zdalnie pilnuje czasu realizacji i godziny dojazdu.

Wdrożenie: 400 kierowców bez przestoju

Przeszkolenie blisko czterystu kierowców bez zakłócania ich pracy wymagało rozłożenia prac w czasie. Efekty były jednak widoczne już po pierwszym etapie. Dzięki skanom dokumentów wystawianie faktur stało się możliwe niemal natychmiast po rozładunku — proces, który zajmował od kilku do kilkunastu dni, skrócił się do jednego. Przy tej skali każdy zaoszczędzony dzień to konkretne pieniądze w kapitale obrotowym.

Moduł tunelowania przyniósł oszczędności przez kontrolę i szablonowanie przejazdów: wyznaczeni pracownicy przygotowują optymalne przebiegi odcinków, a planiści składają z nich trasy, zamiast szukać drogi od zera przy każdym zleceniu.

Zaskoczenie: kierowcy zaczęli projektować raportowanie

Nieoczekiwanym efektem było zaangażowanie samych kierowców w tworzenie schematów raportowania. To oni sygnalizowali konieczność rejestrowania zdarzeń, które generowały problemy w dostawach, a których nie było widać z pozycji dyspozytora. Dziś przyzwyczaili się do komunikacji przez terminale na tyle, że oczekują wyłącznie tej drogi.

Zakres modułów

Wdrożenie objęło system transportowy, planowanie tras z tunelowaniem oraz rozliczanie transportu skrócone dzięki skanom dokumentów przesyłanym z terminala kierowcy.