KSeF w transporcie: faktura z tego samego systemu, w którym powstało zlecenie.
Od 1 kwietnia 2026 e-faktura w Krajowym Systemie e-Faktur jest w Polsce obowiązkowa, także dla firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych. W TMS frameLOGIC faktura powstaje z danych zlecenia i idzie do KSeF jednym kliknięciem, bez eksportu do osobnej bramki.
Wdrożenie w trzech krokach
- 01
1. Aktywacja usługi
W panelu frameLOGIC włączają Państwo integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Jedno kliknięcie, bez programistów i bez dodatkowego modułu do kupienia.
- 02
2. Wgranie certyfikatu
Certyfikat generują Państwo raz na portalu KSeF. To jedyny krok poza systemem. Po wgraniu pliku frameLOGIC sam konfiguruje połączenie.
- 03
3. Wysyłka faktur
Od tego momentu każda faktura wystawiona w systemie może pójść do KSeF jednym kliknięciem. Cała droga od decyzji do pierwszej wysłanej faktury to kwestia minut, nie dni.
Osobna bramka to ta sama praca wykonana dwa razy.
Przy osobnym narzędziu do KSeF obieg wygląda tak: eksport z TMS, import do bramki, wysyłka, powrót do TMS po statusy. Cztery kroki, cztery miejsca na błąd i dwa zbiory danych, które trzeba potem uzgodnić. W TMS zintegrowanym z KSeF faktura powstaje z danych zrealizowanego zlecenia: stawki, trasy i warunki płatności są już w systemie. Z tego samego systemu wychodzi do KSeF. Jeden proces, zero eksportów. Dla księgowości w firmie transportowej to różnica między godzinami a minutami pracy dziennie.
Bezpłatne demo
Co system obsługuje w ramach KSeF
-
Każdy typ faktury
Faktury zbiorcze za kilkanaście zleceń, walutowe, korekty i samofakturowanie. Wszystkie idą do KSeF z jednego systemu.
-
Samofakturowanie w obie strony
Faktury wystawione przez partnerów krajowych system pobiera z KSeF; za partnerów zagranicznych wysyła do KSeF faktury wystawione na rzecz polskiej firmy.
-
Fakturowanie ze zleceń
Faktura generuje się z danych zlecenia transportowego: stawki, trasy i warunki płatności bez przepisywania.
-
Faktury w EUR
Wszystkie faktury muszą trafić do KSeF niezależnie od waluty. System wysyła faktury walutowe z automatycznym przeniesieniem kursu.
-
Decyzja po stronie księgowości
System nie wysyła niczego samodzielnie. Co i kiedy trafia do KSeF, pozostaje decyzją księgowej. Integracja nie odbiera kontroli nad obiegiem.
-
Data wystawienia a data w KSeF
Faktura jest uznana za wystawioną w momencie nadania numeru KSeF, nie w momencie wystawienia w TMS. System prowadzi tę logikę za Państwa.
KSeF to jeden element obiegu dokumentów
Wysyłka do KSeF jest ostatnim krokiem procesu, który zaczyna się przy przyjęciu zlecenia. Te moduły frameLOGIC dostarczają dane, z których powstaje faktura.
-
Rozliczanie transportu
Faktury powiązane ze zrealizowanymi przewozami, ewidencja przebiegów i paliwa oraz raporty rentowności frachtów.
Rozliczanie transportu -
Księga zleceń
Pełna ewidencja zleceń od kontrahentów, czyli źródło stawek i warunków, z których generuje się faktura.
Księga zleceń -
Dokumenty transportowe
Karta drogowa i dokumenty zlecenia prowadzone w systemie, także te, które nie przechodzą przez KSeF.
Dokumenty transportowe -
Planowanie transportu
Trasy i przypisania, z których bierze się rzeczywisty przebieg rozliczanego zlecenia.
Planowanie transportu -
System TMS
Cały proces transportowy w jednym systemie: od przyjęcia zlecenia po wysłaną fakturę.
System TMS
KSeF w transporcie – najczęstsze pytania
- 01
Czy system TMS musi być zintegrowany z KSeF?
Nie musi. Obowiązek dotyczy wysyłania faktur przez KSeF, a nie tego, z jakiego narzędzia. Można korzystać z osobnej bramki. Ale firma transportowa wystawiająca dziesiątki albo setki faktur miesięcznie robi wtedy tę samą pracę dwa razy: raz w TMS, raz w bramce. TMS zintegrowany z KSeF pozwala wysyłać faktury z systemu, w którym zarządzane są zlecenia.
- 02
Jak szybko można wdrożyć KSeF w systemie TMS?
Integracja to trzy kroki: aktywacja usługi w panelu, wgranie certyfikatu z portalu KSeF i wysyłka faktur. Certyfikat generuje się jednorazowo na portalu KSeF. To jedyny krok poza systemem. Wcześniej warto zweryfikować stawki VAT i uprawnienia użytkowników; są to osobne ustawienia, niezwiązane bezpośrednio z modułem KSeF, ale konieczne do prawidłowej pracy.
- 03
Co z załącznikami CMR w KSeF?
Nie idą przez KSeF. To częste nieporozumienie w branży. KSeF obsługuje wyłącznie ustrukturyzowaną fakturę w formacie XML, więc CMR, skany dokumentów, potwierdzenia palet i listy przewozowe pozostają poza nim. We frameLOGIC prowadzą je Państwo niezależnie, przy dokumentach zlecenia, więc dokumentacja przewozu jest kompletna w jednym miejscu, choć nie w KSeF.
- 04
Czy system obsługuje samofakturowanie i faktury od partnerów?
Tak, w obie strony. Faktury wystawione przez partnerów krajowych system pobiera z KSeF, a w przypadku partnerów zagranicznych wysyła do KSeF faktury wystawione na rzecz polskiej firmy. Księgowa nie musi wprowadzać dokumentów od kontrahentów ręcznie.
Więcej pytań Mniej pytań
- 05
Czy przez KSeF można wystawiać faktury w EUR?
Tak, i trzeba: wszystkie faktury trafiają do KSeF niezależnie od waluty. System wysyła faktury walutowe, w tym w EUR, z automatycznym przeniesieniem kursu. Dla firm realizujących zlecenia międzynarodowe to funkcja standardowa, nie dodatek.
- 06
Co trzeba przygotować przed aktywacją?
Poza systemem tylko jedno: wygenerować certyfikat na portalu KSeF, co zajmuje kilka minut i robi się raz. Reszta dzieje się we frameLOGIC: weryfikacja stawek VAT oraz przypisanie uprawnień użytkownikom. Po tym przygotowaniu wystarczą trzy kroki i faktury idą do KSeF.
- 07
Czym różni się data wystawienia od daty przesłania do KSeF?
To częsty punkt zamieszania. W KSeF faktura jest uznana za wystawioną w chwili nadania jej numeru KSeF, a nie w chwili wystawienia w TMS. Data na dokumencie i data w KSeF mogą się więc różnić, zwłaszcza gdy wysyłka następuje z opóźnieniem. System prowadzi tę logikę automatycznie, więc nie powstają błędne daty.