Jedno zlecenie przechodzi cały proces, nie sześć narzędzi.
Zlecenie przyjmuje spedytor w jednym programie, trasę planuje dyspozytor w drugim, czas pracy pilnuje trzeci, warsztat prowadzi swój arkusz, a księgowość przepisuje wszystko na koniec miesiąca. Każde przepisanie to okazja do błędu i praca, której nikt nie policzył.
Trzy rzeczy, które znikają razem z przepisywaniem
- 01
Jedno źródło zlecenia
Zlecenie żyje w jednym miejscu od przyjęcia do faktury, a dane z realizacji wracają do tego samego rekordu. Dyspozytor, księgowość i osoby pilnujące zgodności korzystają z jednego systemu, więc nikt nie pracuje na wersji z zeszłego tygodnia.
- 02
Integracje zamiast eksportów
System wpina się w narzędzia, których firma już używa: ERP i systemy spedycyjne wymieniają zlecenia i statusy automatycznie. Nie odtwarzamy świata klienta u siebie, podłączamy się do niego.
- 03
Ten sam proces w różnych branżach
Zlecenie transportowe i zlecenie serwisowe prowadzi ten sam system, każde swoim obiegiem, ale na wspólnej kartotece pojazdów i kierowców. Firma, która wozi towar i utrzymuje własny warsztat, nie potrzebuje do tego dwóch narzędzi.
Z czego składa się ten obieg
Kontrola procesu nie jest jedną funkcją. Bierze się z tego, że obsługujemy transport od pozycji pojazdu po fakturę, więc o każdej wykonanej pracy da się powiedzieć więcej niż „została zrobiona”. Poniżej punkty styczne, w których FMS i TMS korzystają z tych samych danych.
-
Księga zleceń
Zlecenie od kontrahenta z miejscami załadunku i rozładunku, towarem i wymaganiami. Punkt wejścia całego obiegu i jedyne miejsce, w którym zlecenie powstaje.
Księga zleceń -
Planowanie transportu
Oś czasu, Autoplaner i ETA liczona z czasem pracy kierowcy. Autoplaner proponuje przypisania, zatwierdza je dyspozytor.
Planowanie transportu -
Monitoring GPS pojazdów
Pozycja pojazdu i przebieg trasy to fundament. Bez nich raport mówi, co miało się stać, a nie co się stało.
Monitoring GPS pojazdów -
Raporty i analityka
Dane z pojazdu, w tym rzeczywiste spalanie, wchodzą do rachunku razem z kilometrami i kosztami trasy. Rentowność liczy się wtedy na tym, co faktycznie się zużyło, nie na stawce z cennika.
Raport TCO floty
Sześć kroków w jednym rekordzie zlecenia.
Księga zleceń przyjmuje zlecenie od kontrahenta. Planowanie układa je w trasy na osi czasu, z przypisaniem zestawu i obsady. Autoplaner proponuje przypisania, a dyspozytor je zatwierdza. Aplikacja w kabinie odbiera trasę i odsyła statusy oraz dokumenty. Transportowa karta drogowa liczy kilometry i koszty. Fakturowanie zamyka obieg. To sześć kroków tego samego rekordu, nie sześć programów, które trzeba ze sobą godzić na koniec miesiąca.
Kontrola procesu – częste pytania
- 01
Czy trzeba wymienić wszystkie narzędzia naraz?
Nie. Moduły wchodzą pojedynczo i łączą się między sobą, a to, co zostaje po stronie klienta, podłączamy przez integracje. Zaczęcie od jednego obszaru nie zamyka drogi do reszty.
- 02
Co system robi sam, a co zostawia człowiekowi?
System liczy, proponuje i pilnuje terminów. Decyzje zostają po stronie ludzi: Autoplaner proponuje przypisania, a zatwierdza je dyspozytor; fakturę przygotowuje system, a o wysłaniu decyduje księgowość.
- 03
Czy to działa dla floty mieszanej?
Tak. Kartoteka obejmuje pojazdy ciężarowe i osobowe oraz osprzęt, a zlecenia i koszty przypisują się do konkretnego pojazdu niezależnie od jego typu.
- 04
Gdzie kończy się integracja, a zaczyna nowy moduł?
Integracja przenosi dane między systemami. Moduł prowadzi proces. Jeśli firma ma już ERP, zostaje przy nim i wymienia z nim zlecenia oraz statusy zamiast prowadzić transport w dwóch miejscach.
- 05
Czym różni się FMS od TMS w tym obiegu?
FMS pilnuje majątku: pojazdów, kartotek, serwisu i kosztów posiadania. TMS prowadzi zlecenie: przyjęcie, trasę, realizację i fakturę. W jednym systemie te dwie warstwy korzystają z tych samych danych, zamiast wymieniać się plikami. Różnicę rozwija system TMS.
- 06
Co z firmami, które mają już system spedycyjny albo ERP?
Zostają przy nim. Zlecenia i statusy przepływają między systemami automatycznie, więc transport nie jest prowadzony w dwóch miejscach naraz. Zakres integracji opisuje system TMS.