Faktura wychodzi, kiedy kurs się kończy, nie kiedy wrócą papiery.
Dokument przewozowy podpisany na rozładunku trafia do biura dopiero z kierowcą, po zjazdzie do bazy. Do tego czasu firma finansuje kurs z własnej kieszeni albo z faktoringu. To nie jest problem wygody, tylko płynności.
Trzy odcinki między rozładunkiem a płatnością
- 01
Dokument z kabiny
Kierowca skanuje CMR, faktury i zdjęcia na terminalu i wysyła je prosto do biura. Dokument nie czeka na powrót pojazdu do bazy: CMR jest w biurze w dniu podpisania.
- 02
Faktura z wykonanego przewozu
System wystawia fakturę na podstawie przewozu, który faktycznie się odbył, także zbiorczo dla wielu zleceń. Do KSeF trafia wprost z systemu, bez eksportu do osobnej bramki.
- 03
Rentowność po kursie
Zlecenie zamknięte to zlecenie policzone: przejechane kilometry zestawione z zyskiem, na rzeczywistych kosztach operacyjnych. Widać, które frachty niosły marżę, a nie tylko które wyglądały dobrze w cenniku.
Skąd bierze się krótszy cykl
Krótszy cykl to nie jedna funkcja, a domknięty obieg. Poniżej moduły, które go tworzą.
-
Rozliczanie transportu
Fakturowanie z wykonanych przewozów, integracja z systemami finansowo-księgowymi i wysyłka dokumentów do klienta.
Rozliczanie transportu -
Aplikacja dla kierowcy
Skan dokumentów i podpis doręczenia na terminalu, statusy załadunku i rozładunku raportowane w czasie rzeczywistym.
Aplikacja dla kierowcy -
KSeF w transporcie
Wystawianie, wysyłanie i statusy faktur sprzedażowych, razem z korektami i samofakturowaniem.
KSeF w transporcie -
System TMS
Zlecenie, podwykonawcy i rentowność frachtu w jednym obiegu, od przyjęcia zlecenia do faktury.
System TMS
Od księgi zleceń do faktury, bez przepisywania.
Zlecenie od kontrahenta trafia do księgi zleceń razem z miejscami załadunku i rozładunku, towarem i wymaganiami. Dane z realizacji zapisują się w transportowej karcie drogowej: kilometry krajowe i zagraniczne, z ładunkiem i na pusto, razem z kosztami trasy. Fakturowanie bierze te dane wprost, także zbiorczo i okresowo dla wielu zleceń naraz, i kończy się wysyłką dokumentów do klienta. Nikt nie przepisuje kwot między arkuszami, bo każdy etap zapisuje się w tym samym rekordzie zlecenia.
Szybsze fakturowanie – częste pytania
- 01
Czy to znaczy, że system fakturuje sam?
Nie. System przygotowuje fakturę z wykonanego przewozu, a o wysłaniu dokumentu decyduje księgowość. Tak samo z KSeF: integracja obsługuje wystawianie, wysyłanie i statusy, ale niczego nie wysyła bez decyzji człowieka.
- 02
Co daje krótszy cykl poza wcześniejszą płatnością?
Mniej finansowania obcego. Każdy tydzień między rozładunkiem a fakturą to tydzień, w którym firma kredytuje klienta własnym kapitałem albo faktoringiem. Skrócenie tego odcinka działa na płynność bez negocjowania stawek.
- 03
Czy dokumenty przewozowe trafiają do KSeF?
Nie, i tak ma być. Załączniki takie jak CMR czy potwierdzenia palet nie przechodzą przez KSeF, więc dokumenty transportowe prowadzimy w systemie niezależnie od niego. Sam obieg faktur opisuje KSeF w transporcie.
- 04
Jak liczona jest rentowność zlecenia?
Na rzeczywistych kosztach operacyjnych, nie na szacunkach. System zestawia przejechane kilometry z zyskiem ze zlecenia i analizuje koszty każdej trasy; szerszy obraz kosztu pojazdu prowadzi raport TCO floty.
- 05
Czy faktury zbiorcze i okresowe też wychodzą automatycznie?
Tak. System wystawia faktury na podstawie zrealizowanych zleceń, w tym zbiorcze i okresowe obejmujące wiele zleceń naraz, razem z wysyłką dokumentów do klienta. Decyzja o wysłaniu zostaje po stronie księgowości.
- 06
Skąd biorą się kilometry i koszty na fakturze?
Z transportowej karty drogowej, która odkłada przebiegi krajowe i zagraniczne, z ładunkiem i na pusto, razem z kosztami trasy. To ten sam zapis, na którym liczy się rentowność zlecenia.